Visma Dokumentsenter - elektronisk dokumenthåndtering
Har du oversikt over bedriftens bilag til enhver tid? Realiteten er ofte en annen, og mye tid kan gå med til å finne og behandle bilag – ofte i et uoversiktlig miljø.
Visma Dokumentsenter utvider bedriftens forretningsløsning med et effektivt og moderne verktøy for sikker elektronisk bilagshåndtering. Bilag skannes direkte inn i et elektronisk arkiv. Etter innskanning påføres bilagsinformasjon og dokumentet sendes på flyt til ønskede mottakere.
Informasjon om prosjekt og andre kostnadsbærere kan påføres av attestant før godkjenning. Resultatet er langt mer effektive rutiner for dokumentadministrasjon, attestering, arkivering og gjenfinning av bilag. Dette gir full kontroll i et oversiktlig arbeidsmiljø.
Automatisk innlesning – Fakturatolk
Alle fakturaer inneholder informasjon om kundedata, fakturadato, forfallsdato og beløp. Tidligere ble de innskannede fakturaene håndtert som bilder. Med Fakturatolken i Visma Dokumentsenter trekkes derimot fakturainformasjonen ut og går automatisk inn som konteringsdata i bunten. Ved forhåndsregistrerte behandlingsregler på leverandøren, vil systemet gjenkjenne den aktuelle leverandøren og vite hvordan informasjonen skal registreres. Fakturatolken kontrollerer at fakturafeltene er korrekt identifisert ved at både KID og beløp stemmer med kontrollsifferet. Systemet melder i fra ved alle avvik, slik at regnskapsmedarbeideren har mulighet til å utføre en manuell kontroll av faktura og kontering. Tiden som benyttes til registrering av inngående faktura kan reduseres med hele 70-90%.
Forenklet arkivering
De originale bilagene lagres og registreres ett sted og er tilgjengelig i et samlet elektronisk system. Dermed unngår man dobbeltregistrering og feil. Brukere kan til enhver tid hente frem et ønsket bilag fra det elektroniske arkivet. Skannede bilag kan sendes som vedlegg direkte på e-post til ønskede mottakere. Dette forenkler gjenfinning og distribusjon av dokumenter for alle i bedriften.
Attestasjon og oppfølging
Informasjon om hva bilaget gjelder, hvem som er mottaker, og når det ble mottatt og lest, fremkommer på alle bilagene som er sendt på flyt. Systemet viser også hvor bilaget måtte befinne seg i godkjenningsprosessen og frist for behandling. Fargekoder og symboler kan benyttes for å indikere forfall for behandling og forfallsdato for fakturaen. I tillegg har man mulighet til å skrive inn kommentarer til det aktuelle bilaget.
Alltid tilgjengelig
Digital dokumentflyt gjør det ikke bare enklere å gjenfinne bilag, de er også øyeblikkelig tilgjengelige på skjerm, bilag for bilag. Brukere har full oversikt over sine bilag til enhver tid, og kan overføre attestasjonsansvaret til andre i tilfelle fravær. Fakturaer og andre bilag blir dermed ikke liggende og vente unødvendig hos mottakere. Dette forenkler og effektiviserer fellesrutinene.
Videre har bruker tilgang til alle sine bilag som er til behandling, og vet til enhver tid når et spesifikt bilag er mottatt og behandlet av en annen bruker. Brukere blir varslet via e-post om bilag som kommer til behandling. Medarbeidere som til daglig ikke er brukere av økonomisystemet, kan likevel få tilgang til Visma Dokumentsenter og har derved mulighet til å gjøre oppslag og attestasjon.
Integrasjon og besparelser
Visma Dokumentsenter er integrert med ditt økonomisystem. Du kan gå rett til forespørselsrutinen i økonomisystemet for å se på dokumentene.
Les mer på Vismas sider.