Kast papirkvitteringene – behandle utlegg direkte på din mobiltelefon

Reiseregninger og utgifter er som regel forbundet med tidkrevende og kjedelig arbeid, manglende papirkvitteringer og feilregistreringer.
I tillegg kan det være lett å glemme å fylle inn nødvendig informasjon i henhold til regelverket.
Ved å digitalisere behandling og godkjenning av reiseregninger kan du og dine kolleger spare svært mye tid.

Store besparelser for deg og din bedrift

Norge fører vi omtrent 16 millioner reiseregninger og utlegg hvert år. For hver av disse som behandles elektronisk – og ikke papirbasert – vinner vi ti minutter. I sum innebærer det at norsk næringsliv kan frigjøre mer enn 1 500 årsverk til andre og bedre formål.

I en tid hvor vi er nødt for å øke produktivitet og jobbe smartere, er utlegg en av de mer effektive og enkle arbeidsoppgavene som kan digitaliseres.

Et godt eksempel er føring ved reise og bruk av ekstern transport. Visste du for eksempel at det er obligatorisk å fylle ut reisestrekning og formål på utlegg for taxi, eller andre transportutlegg? Ved månedens slutt kan slike detaljer være vanskelig å huske, og det tar unødvendig mye tid å lete frem denne informasjonen.

Jobb smartere ved å digitalisere dine utlegg

Ved å ta i bruk den nettbaserte løsningen Visma.net Expense kan du behandle utlegg når du vil, der du er. Kvitt deg med papirbunken, jobb smartere og opplev en enklere hverdag. Visma.net Expense kan brukes frittstående eller integreres med Vismas lønnssystemer.

Registrer utlegg på mobilen

Ved å ta i bruk appen Visma Attach kan du ta bilde av bilagene dine så snart du får de i hånden. Bilaget legges på denne måten direkte inn i Visma.net Expense sammen med nødvendig informasjon om reise eller utlegg.

Noen tastetrykk senere er en elektronisk reiseregning registrert og klar for godkjenning. Du trenger ikke å spare på papirkvitteringen. Programvaren kan også integreres med løsninger som sporer bilkjøring via GPS.

Effektiviser i dag

Originalitetskravet for reise- og utleggsregninger ble opphevet i 2014. Det er svært store besparelser for bedriften og alle forhold ligger til rette for å digitalisere. Det er på tide å kaste papirkvitteringene i søpla en gang for alle.

Ønsker du å vite mer om muligheten med å kaste papirkvitteringene og jobbe smartere?
Kontakt oss på support@abacus-it.no eller telefon 40001850.
Du kan også få en rask titt på løsningen her

 

Jobber du med lønn? Les dette før du kontakter oss i januar

Januar er en travel måned for alle som jobber med lønn.

Benytter du deg av Abacus IT’s supporttjenester vil du i perioder, muligens, oppleve noe venting.
Vi anbefaler deg å melde inn saker direkte til support@abacus-it.no med mest mulig informasjon om det du lurer på.
Sakene vil bli plukket fortløpende og kunder med brukerstøtteavtale vil bli prioritert.

Vi anbefaler at du sjekker artiklene Visma har laget på viktige punkter før du kontakter oss på support.
Du finner link til Visma Lønn her og Huldt & Lillevik her.

Visma legger også ut relevant informasjon på Visma Community.

Dersom du ikke har gjort avtale med oss om oppgradering av ditt lønnssystem enda, anbefaler vi at du gjør det på support@abacus-it.no slik at du har versjonen på plass i rett tid.

 

Visma Lønn: Har du tatt i bruk FNO Bransjestandard for rapportering av pensjon?

Visste du at det er mulig å rapportere pensjon med FNO Bransjestandard.

Bransjenormen legger til rette for at lønnsystemene kan rapportere samme data til de fleste pensjonsleverandørene.
Det betyr at alle aktører skal bruke samme format/fil/logikk.
Hør med din pensjonsleverandør om de har støtte for FNO Bransjestandard.

Du finner 2 rapporter i mappen «Pensjonsrapporter» under «Utskrifter»:

  • Rapporten «FNO Bransjestandard» skriver ut data på skjerm/papir
  • Rpporten «FNO Bransjestandard elektronisk» lager xml fil som du deretter sender inn til din pensjonsleverandør.

Merk! Alle ansatte skal rapporteres i alle perioder, selv om det ikke er noen endringer i lønnsdataene.
Se beskrivelse av hvilke felt som har betydning.

Se skrivet «Bransjenorm for elektronisk rapportering av lønnsdata» for informasjon om hva som skal være med i filen og hva de ulike feltene betyr

Visma Lønn: Veiledning til hvordan du kan endre et fravær ( låse opp)

Dersom  du skal endre (eller slette) et fravær som er registrert i Absence og er overført til Visma Lønn må du låse opp fraværet i Visma Lønn før du får endret fraværet i Absence.

Lås opp fravær

For å låse opp fravær i Visma lønn, gjør du følgende:

Gå til skjermbildet i Visma Lønn hvor data utveksles med Visma.net Absence (se under).

  1. Velg knappen «Lås opp fravær»
  2. Søker frem ansatt som du skal du endre på (ansatt nr eller ansatt navn)
  3. Du får frem en liste med låste fraværstilfeller (se skjermbilde nederst)
  4. Velg ikonet på de(n) fraværstransaksjonen som du skal endre (evt slette) i Absence
  5. Fraværet du har valgt vil flyttes til «Fraværstilfeller til opplåsning»(tabellen under)
  6. Velg knappen «Lås opp», og Visma Lønn låser opp fraværet i Absence
  7. Den ansatte (eller du) kan nå endre fraværet som er registrert i Absence
  8. Har du endret på fravær som må godkjennes (for eksempel ferie) må dette godkjennes på nytt før du får lest inn fraværet til Visma Lønn.
  9. Neste gang du leser inn fravær fra Absence vil Visma Lønn være oppdatert

Oppgradering av ditt lønnssystem

Vi planlegger oppgradering av lønnsystemet – BESTILL NÅ!

Årsoppgjørsversjonen av ditt lønnssystem kommer i desember. Du trenger denne versjonen for å avslutte lønnsinnberetningen 2018 samt kjøre lønn for 2019. Ønsker du at vi skal ta hånd om oppgraderingen?

Bestill din oppgradering nå

Vi er allerede i gang med planleggingen av oppgraderingsoppdrag slik at alle våre kunder får oppgradert før første lønnkjøring i 2019. For at vi skal lage en god plan for oppgradering, ønsker vi at du sender oss bestilling på oppgradering til support@abacus-it.no allerede nå. Vi trenger også dato for første lønnskjøring i 2019 slik at vi kan planlegge oppgraderingene. Så snart vi har lagt en plan, vil vi sende deg informasjon om oppgraderingsdag av ditt lønnssystem.

Har du en gammel server?

Lønnsprogrammet kan ikke lenger kan kjøres på SQL server 2008 og 2008 R2. Har du en av disse, må du oppgradere til nyere versjon av SQL server før installasjon av lønnsprogrammet. Kontakt oss om du ønsker at vi skal sjekke versjonen på din server. 

Dersom du ønsker at vi IKKE skal håndtere oppgradering av ditt lønnssystem er det også fint med en tilbakemelding.

Takk for hjelpen!