Abacus IT Bransjeløsning Advokat

Visma Document Center: jobb smartere ved å benytte Autoflow

Ved å ta i bruk Autoflow kan du jobbe enda enklere og smartere i ditt dokumentsenter.

Autoflow baserer seg på brukerkonfigurerte regler for å sende dokumenter på flyt automatisk.
Alle dokumenter som blir lastet ned fra Autoinvoice og Autoimport, kan bli sendt på Autoflow.
Det er enkelt å komme i gang med løsningen.
Autoflow oppsettet finner du ved å gå på System | autoflow| regler

Her ser vi en oversikt over alle reglene som er opprettet. Vi har opprettet en for leverandør.
Dersom denne skal endres gjøres dette her.

Dersom du ikke har brukt Autoflow tidligere, vil ikke «aktiv» være huket av.
Pass på å huke av for å aktivere AutoFlow. Legg også til en ansvarlig bruker. Når du skal opprette en ny regel, klikker du på «opprett ny regel» nede til venstre.

Her velger du hva som skal trigge regelen. Dette kan enten være leverandør, kostnadsbærer eller fakturareferanse. Du kan også opprette en standardregel.
Standardregel bruker på alle gyldige dokumenter der det ikke oppdages en egen AutoFlow-regel basert på de tolkede utløserverdiene.

 

Velg leverandør. Etter at du har valgt utløserverdien, velger du hvem dokumentet skal sendes til. Dersom du allerede har opprettet en flytgruppe knytter du den her, eller du kan opprette en ny.
Velg flytgruppe, trykk neste og avslutt. Da vil du se at AutoFlow-regelen er opprettet.

For at dokumentet skal sendes automatisk på flyt, går dokumentet gjennom noen valideringskriterier:

  • Bankkonto er den samme som i ERP
  • Fakturanummer finnes ikke i ERP
  • MVA beløp er ikke høyere enn beløp
  • Forfallsdato kommer ikke før fakturadato
  • En leverandør identifiseres basert på kontonummer og organisasjonsnummer

Et dokument som ikke tilfredstiller valideringskriteriene, legger seg i listen «nye dokumenter» med et rødt utropstegn.
Ved å lese kommentarene på dokumentet, vil du se hva som feiler.
Deretter kan du rette og sende dokumentet på nytt til AutoFlow via Prosessering og send dokumentet på AutoFlow

Kontakt oss gjerne dersom du ønsker mer informasjon om løsningen,  eller ønsker å se hvordan du kan utnytte mulighetene som allerede ligger i ditt ERP system