Bli kvitt faktura-elefanten i rommet, kom i gang med elektronisk fakturering

Tore Langeland er Senior systemrådgiver hos Abacus og har jobbet med programvare fra Visma i en årrekke. Han var kjapt ute med å se fordelene ved elektronisk fakturering; store besparelser både i form av tid og penger. Han har tidligere skrevet om fordelene ved sending av elektronisk faktura, og har nå tatt for seg inngående faktura. 

Tore Langeland, senior systemrådgiverMottak av inngående fakturaer bør være enkelt og lettvint for bedriften, som det er privat. For eksempel ønsker jeg å motta mine fakturaer direkte i nettbanken. For bedrifter krever dette et system for mottak av inngående fakturaer (Dokumentsenter). Dersom en har dette, er et lite oppsett i Autoinvoice og i Dokumentsenter alt som skal til, og mottak av EHF faktura er klart.

Tidligere, ved bruk av Dokumentsenter, mottok en som regel inngående faktura i post eller som e-post. Dette måtte da manuelt skannes, eller dras, inn fra e-post til dokumentsenter. Deretter måtte Dokumentprofil velges, og til slutt kunne en kjøre ocr- tolk. Denne tolken skulle forsøke å finne så mye, og riktig, informasjon som mulig på fakturaen. Denne fungerte helt ok, men det krevdes at all data måtte kontrolleres. Og det innebar en del jobb. 

Ved bruk av Autoinvoice, kommer faktura direkte inn i Dokumentsenter, ferdig tolket, og ikke minst; riktig tolket.

Det dukker gjerne opp spørsmål fra kunden når vi snakker EHF-faktura. To spørsmål som ofte går igjen er:

Hvordan vet jeg hvilke leverandører som kan sende meg EHF faktura? Dette trenger man ikke å ta hensyn til. En har mulighet til å kunne motta alle inngående fakturaer, uavhengig av hvordan leverandøren sender dem. Mange leverandører sender allerede sine fakturaer som EHF, og faktura fra disse leverandørene vil komme automatisk inn i Dokumentsenter. For de leverandører som ikke har system for sending av EHF faktura, kan disse sende faktura til en skanningskonto i Autoinvoice (org.nr@autoinvoice.no), slik at du som mottaker vil motta også disse fakturaene elektronisk i Dokumentsenter.

Hva koster det å motta elektronisk faktura? Mottak av inngående faktura koster 3,- kroner for de fakturaer som kommer inn som EHF, og 8,- kroner per faktura som kommer inn via skanningstjenesten (org.nr@autoinvoice.no). Denne kostnaden vil for mange være spart inn på kort tid, i form av kostnaden på tiden det tar å manuelt håndtere alle inngående fakturaer.

Når det gjelder inngående faktura, kan jeg bruke meg selv som eksempel på hvor effektivt dette er: Vi hadde ikke mange inngående fakturaer, men ved å gå over til Autoinvoice, gikk tidsbruken min på håndtering av dette ned fra 5 timer, til en halv time per måned. Det som tok mesteparten av tiden til slutt var den tiden jeg brukte på de fakturaene jeg IKKE mottok via Autoinvoice. Om du ønsker å høre mer om elektronisk fakturering, kontakt oss gjerne på telefon 4000 1850, eller send oss en mail til support@abacus-it.no.

0 replies

Legg igjen et svar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *