elektronisk fakturering

Spar tid og penger med elektronisk fakturering

Bli kvitt faktura-elefanten i rommet, kom i gang med elektronisk fakturering

Er du usikker på om elektronisk fakturering er noe for din bedrift? Lurer du på hvordan man kommer i gang? Tore Langeland er Senior systemrådgiver hos Abacus og har jobbet med programvare fra Visma i en årrekke. Han var tidlig ute med å se fordelene ved elektronisk fakturering; store besparelser både i form av tid og penger. Her kan du lese noen av hans opplevelser og tanker rundt elektronisk fakturering:

Tore Langeland, senior systemrådgiverSom privatperson er det etter hvert blitt naturlig å tenke at en ønsker å motta alle fakturaer rett i nettbanken, og kanskje til og med på Vipps. Når vi ønsker slike enkle løsninger privat, er det ikke naturlig at dette også skal være tilfelle på jobb?

Veldig ofte når jeg er ute på kundeoppdrag og formidler budskapet om effektivisering, da spesielt med tanke på sending og mottak av elektronisk fakturering (EHF faktura), møter jeg motargumenter. Det som gjerne går igjen er at arbeidsdagen er for hektisk til å starte med noe nytt. Jeg observerer at det også råder noe usikkerhet rundt elektronisk fakturering; Hva kreves av egeninnsats? Hva koster dette å starte opp? Må vi ha konsulent hver gang vi skal i gang med EHF på et nytt firma?

Denne usikkerheten kan fort overkommes, og forhåpentligvis kan noen myter rundt dette avlives.

Store besparelser ved utgående faktura

Stadig flere bedrifter velger å sende og motta fakturaer elektronisk. Dette sparer både tid og penger. Flere offentlige instanser ikke bare ønsker å sende/motta EHF faktura, men har satt dette som et krav. Da er det på høy tid at en selv tar i bruk EHF fakturering.

For sending av utgående faktura er besparelsen stor, både i tid og penger. Tidligere, da en printet ut fakturaer på giro, pakket i konvolutt, frankerte og postla disse fakturaene, var dette en meget tidkrevende prosess. Dersom en velger å sende faktura som EHF, vil mye av denne jobben forsvinne. En må selvsagt lage fakturaen som tidligere, men ved utskrift kommer besparelsen. Når en godkjenner fakturautskriften, starter Visma å sende faktura til Autoinvoice. Derfra blir faktura distribuert videre til riktig kunde, enten som EHF, som PDF- vedlegg i e-post, eller skrevet ut og postet per brev.

Vanlige spørsmål

Jeg møter ofte de samme spørsmålene hos kunder, og vil derfor forsøke å svare på noen av dem her:

Hvordan kan jeg vite hvilke kunder jeg skal sende EHF faktura til? Hvordan de ulike kundene ønsker/kan motta faktura på, hvilket system de har for mottak, spiller ingen rolle. Ved å bruke «Printtjenesten» i Autoinvoice, vil Autoinvoice motta dine faktura for videre distribuering til dine kunder. Dersom kunden er registrert som mottaker av elektronisk faktura i ELMA-registeret, vil faktura bli sendt som EHF faktura. Dersom kunden derimot ikke er registrert her, eller du mangler organisasjonsnummer på kundekortet i Visma, vil Autoinvoice lete etter e-postadresse på kunden, og sende fakturaen som et PDF-vedlegg. Skulle e-postadresse mangle på kundekortet, vil fakturaen bli skrevet ut på papir, legges i konvolutt, frankeres og sendes.

Hva med fakturakopier? Dette må jo skrives ut og settes i perm, og når vi sender faktura til Autoinvoice, får vi ikke denne fakturaen på skriver. Dette er ikke nødvendig. For det første lages det fakturakopier i Visma, som tar vare på alle utgående fakturaer som er laget. For det andre er det mulig å skrive ut fakturaene til skriver, dersom dette virkelig er et behov.

Hvor har jeg oversikt over alle utgående fakturaer? En vil ha full oversikt over alle utgående fakturaer på fakturakopiene i Visma, og en vil også ha full oversikt over alle utgående fakturaer i Autoinvoice- portalen. Her vil det også fremkomme hvordan den er sendt til kundene.

Vi har bare noen få utgående fakturaer. Vi gjør det på gamlemåten. Uavhengig av mengde fakturaer, kan alt like fullt sendes til Autoinvoice. Det er både billigere og raskere. Kunden vil også motta fakturaen raskere, noe som videre betyr at det er større sjanse for at fakturaen betales i tide.

Mange kunder er i gang med elektronisk fakturering

Vi har satt i gang flere kunder med Autoinvoice de siste årene, og hos de aller fleste opplever vi at dette har vært en stor forbedring for kunden. Et godt eksempel på dette, er et regnskapsbyrå som hver måned fakturerer sine timer til kundene. Tidligere brukte de nesten en hel arbeidsdag på denne jobben. Når i overkant av 100 fakturaer skal skrives ut, pakkes i konvolutt, og frankeres, tar det mye tid. Når det i tillegg kommer porto på 13,- kroner per faktura, vil dette også koste noen kroner.

Kunden fant selv ut at dette ble for tidkrevende, og ønsket å effektivisere denne prosessen. De må fortsatt registrere fakturaen i Visma, men timene de brukte på utskrift, forsvant. I tillegg sparte de penger per faktura siden prisen på en faktura sendt som EHF koster 3,- kroner, fakturaer som sendes som PDF på e-post er gratis, og faktura sendt i post koster kr. 10,-. Så uansett hvordan faktura ble sendt til kundene, ble hver faktura billigere enn om de skulle gjøre jobben selv.

«At vi ikke har gjort dette før, dette var jo helt fantastisk!», «Er dette alt, det var mye enklere enn jeg hadde trodd!», var kommentarer jeg fikk fra kunden etter overgangen til EHF fakturering. Dersom du ønsker å effektivisere din fakturaprosess, anbefaler jeg at du tar kontakt med oss. Vi hjelper deg i gang! 

Les også Tore sin artikkel om mottak av elektronisk fakturering her. 

0 replies

Legg igjen et svar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *